업무자동화 기업교육 — Make·n8n

실습

내 업무 흐름 그리기

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   자동화하고 싶은 업무 하나를 골라 단계로 나눠 적습니다.

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   각 단계에 자동/수동을 표시하고 판단 지점을 표시합니다.

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   AI 에게 검토시켜 빠뜨린 단계를 찾습니다.

   아래 업무 흐름을 자동화하려 한다. 검토해줘.
   
   # 현재 흐름
   1. (단계를 순서대로 적는다)
   2. …
   
   # 검토 항목
   1. 빠진 단계가 있는가
   2. 각 단계에서 실패할 수 있는 경우는 무엇인가
   3. 사람이 반드시 확인해야 할 지점은 어디인가
   4. 이 흐름을 자동화했을 때 예상되는 문제
   5. 자동화 난이도 (상/중/하)와 그 이유
   
   표로 정리해줘.

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   검토 결과를 반영해 흐름도를 확정합니다.

실습

첫 자동화 흐름 30분 만에

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   폼을 만들고 제출을 트리거로 연결합니다.

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   받은 내용을 시트에 한 줄 기록하는 모듈을 붙입니다.

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   담당자에게 알림 메일을 보내는 모듈을 붙입니다.

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   테스트로 폼을 제출하고 실행 기록을 열어 각 단계를 확인합니다.

실습

업무 요청 처리 흐름 만들기

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   요청 폼에 유형 선택을 넣고 유형별 분기를 구성합니다.

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   유형에 따라 담당자를 배정하고 알림을 보냅니다.

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   시트에서 상태를 완료로 바꾸면 요청자에게 자동 회신되게 만듭니다.

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   세 가지 유형으로 각각 테스트해 분기가 맞는지 확인합니다.

실습

AI 분류를 흐름에 넣기

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   3차시 접수 흐름에 AI 분류 단계를 넣습니다.

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   출력 형식을 고정해 다음 단계가 받을 수 있게 만듭니다.

   아래 업무 요청을 분류하라.
   
   # 분류 기준
   - 유형: 시스템문의 / 자료요청 / 권한신청 / 기타
   - 긴급도: 높음 / 보통 / 낮음
     (업무 중단이 있으면 높음, 기한이 3일 이내면 보통)
   
   # 출력 — 아래 JSON 형식으로만 답한다. 설명하지 않는다.
   {"유형": "...", "긴급도": "...", "요약": "한 문장", "담당": "..."}
   
   # 판단이 어려우면
   유형을 "기타", 담당을 "미배정"으로 하고
   요약에 판단이 어려운 이유를 적는다.
   
   # 요청 내용
   {{요청내용}}

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   형식이 깨졌을 때 재시도하고 그래도 안 되면 사람에게 넘기는 처리를 넣습니다.

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   애매한 요청으로 테스트해 미배정으로 빠지는지 확인합니다.

실습

매일 아침 리포트가 오게

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   정기 실행 트리거를 걸고 수집 대상을 연결합니다.

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   수집 결과를 AI 로 정리해 리포트 형식으로 만듭니다.

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   메일로 발송하고 시트에도 쌓습니다.

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   수집 결과가 0건인 상황을 만들어 어떻게 되는지 확인합니다.

실습

일부러 망가뜨려 보기

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   앞에서 만든 흐름의 인증을 끊고 실행합니다. 어떻게 되는지 봅니다.

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   잘못된 형식의 파일을 넣고 실행합니다.

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   실패 알림을 넣고 재시도 횟수를 설정합니다.

   실패 대비 체크리스트5개 파일

   ···① 실패 알림담당자 메신저 · 필수

   ···② 재시도 설정3회 · 간격 5분

   ···③ 발송 전 확인건수 초과 시 중단

   ···④ 실행 기록 보관30일

   ···⑤ 인증 만료 알림만료 7일 전

   ①이 없으면 나머지가 다 있어도 소용없습니다. 조용히 멈춘 자동화는 없는 것과 같습니다.

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   대외 발송 흐름에 건수 확인 단계를 넣습니다.

실습

내 자동화 완성하고 넘기기

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   1차시 설계도대로 흐름을 완성하고 실패 대비를 넣습니다.

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   실제 데이터로 한 주기 돌려 봅니다.

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   월 실행 건수와 예상 비용을 계산합니다.

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   흐름 설명 문서를 작성해 팀에 공유합니다.

   교육 종료 시점 산출물6개 파일

   PDF업무자동화_설계도.pdf1차시

   ···요청접수_흐름3~4차시 · AI 분류 포함

   ···정기리포트_흐름5차시

   ···본인과제_흐름7차시 · 실운영

   MD운영문서.md인수인계용

   XLS비용계산.xlsx월 예상

   운영문서가 핵심입니다. 만든 사람만 아는 자동화는 그 사람이 나가면 멈춥니다.