사무·관리 직군 AI 교육

실습

사내 공지문을 두 번 시켜 비교하기

같은 업무를 한 줄로 한 번, 맥락을 다 채워 한 번. 이 차이를 눈으로 보고 나면 이후 실습의 이해가 달라집니다.

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   먼저 한 줄로 시켜 봅니다 — “사내 교육 공지문 써 줘”. 결과를 그대로 둡니다.

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   이번엔 출력 형식까지 지정해 다시 시킵니다.

   # 역할
   너는 인재개발팀의 교육 담당자다.
   
   # 지시
   아래 정보를 바탕으로 사내 교육 공지문을 작성하라.
   
   # 입력 정보
   - 교육명: 생성형 AI 실무 활용 기초 과정
   - 대상: 전 직원 / 일정: 3월 2~4주차
   - 신청: 그룹웨어 '교육신청', 마감 2월 말
   - 유의: 고객정보·내부자료 외부 AI 입력 금지
   
   # 출력 형식 — 제목 수준을 지켜서 작성
   ## (제목2) 공지 제목을 한 줄로
   ### (제목3) 교육 개요
   - 개요 항목은 '-' 불릿으로
   ### (제목3) 신청 방법
   1. 단계는 번호 목록으로
   ### (제목3) 유의사항
   - 보안 관련 주의는 '-' 불릿으로

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   두 결과를 나란히 놓고 무엇이 달라졌는지 정리합니다.

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   본인이 매달 쓰는 문서 하나를 골라 같은 방식으로 만들고, 바뀌는 부분만 비워 둔 템플릿으로 저장합니다.

실습

사내 규정에 직접 물어보기

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   담당 업무 관련 외부 자료를 조사해 리서치 노트로 모읍니다.

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   사내 규정·매뉴얼 PDF 를 올리고, 실제로 자주 받는 질문을 던집니다.

   사내 자료에 묻기답변 완료

   출장 여비 중 식비는 하루 얼마까지 인정되나요?

   PDF출장 및 여비 규정.pdf

   NotebookLM

   올린 자료 검색 중…✓근거 1건

   1출장 및 여비 규정제12조 별표2

   국내 출장 식비는 직급별로 다릅니다. 부장급 이상 3만원, 과장~차장 2만 5천원, 대리 이하 2만원입니다(별표2). 실비 정산이 아니라 정액 지급이며, 출장지 숙박이 포함된 경우에만 3식 전액이 인정됩니다.✓ 조항 위치까지 표시 — 원문으로 바로 확인

   메시지를 입력하세요

   ↑
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   답변에 붙은 출처를 열어 원문과 대조합니다. 다르면 문서 정비가 필요한 지점입니다.

실습

내 파일을 글로 설명해 매크로 받기

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   가져오신 파일을 열고 시트 구조를 글로 적습니다 — 머리글 행, 데이터 시작 행, 열 구성.

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   정리 요구사항을 순서로 끊어 적고 예외 조건까지 넣어 요청합니다.

   엑셀 VBA 매크로를 작성해줘.
   
   # 시트 구조
   - 1행이 머리글, 2행부터 데이터
   - A열 사번 / B열 성명 / C열 부서 / D열 신청일 / E열 일수
   
   # 처리 순서
   1. D열 날짜를 yyyy-mm-dd 형식으로 통일한다
   2. C열 부서명 앞뒤 공백을 제거한다
   3. E열이 비어 있으면 0 으로 채운다
   4. 전체 열 너비를 자동으로 맞춘다
   
   # 예외 처리
   - 시트에 데이터가 없으면 메시지를 띄우고 종료한다
   - D열에 날짜로 해석되지 않는 값이 있으면 그 행 번호를 모아
     마지막에 한 번에 알려준다

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   받은 코드를 실행합니다. 오류가 나면 메시지를 그대로 복사해 붙여 넣고 다시 받습니다.

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   두 번째 실행에서도 멈추지 않는지 확인합니다. 멈추면 예외 조건을 추가합니다.

실습

부서 파일을 폴더째 취합

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   취합할 파일들을 한 폴더에 모읍니다.

   작업 폴더 구성5개 파일

   XLSM월간취합.xlsm매크로 실행 파일

   XLS취합대상/경영지원팀.xlsx약 120행

   XLS취합대상/인사팀.xlsx약 90행

   XLS취합대상/총무팀.xlsx약 140행

   XLS취합대상/재무팀.xlsx약 110행

   매크로가 실행될 때 폴더를 물어보고, 그 안의 파일을 전부 읽습니다. 부서가 늘어도 코드를 안 고칩니다.

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   폴더 지정 방식으로 취합 매크로를 만들고 실행합니다.

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   취합 결과로 집계표와 차트를 생성합니다.

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   파일을 하나 더 넣고 다시 실행해 그대로 도는지 확인합니다.

실습

명단으로 수료증 30장 만들기

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   엑셀 명단과 템플릿 슬라이드 한 장을 준비합니다.

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   이름·소속·수료일이 들어갈 자리를 지정해 대량 생성을 요청합니다.

   PowerPoint VBA 매크로를 작성해줘.
   
   # 입력
   - 같은 폴더의 명단.xlsx (A열 성명 / B열 소속 / C열 수료일)
   - 현재 프레젠테이션의 1번 슬라이드가 템플릿
     템플릿 안에 {{성명}} {{소속}} {{수료일}} 자리표시자가 있다
   
   # 처리
   1. 명단의 각 행마다 템플릿 슬라이드를 복제한다
   2. 복제한 슬라이드의 자리표시자를 해당 행 값으로 바꾼다
   3. 다 만들면 템플릿 슬라이드(1번)는 삭제한다
   4. 개인별 PDF 로도 저장한다 — 파일명은 '수료증_성명.pdf'
   
   # 예외
   - 명단이 비어 있으면 메시지를 띄우고 종료한다
   - 성명이 빈 행은 건너뛰고 마지막에 건너뛴 행 번호를 알려준다

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   실행해 결과를 확인하고, 이름이 긴 경우 글자가 넘치지 않는지 봅니다.

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   같은 방식으로 본인 부서에서 반복 생성하는 문서를 하나 만들어 봅니다.

실습

개인별 첨부 메일 보내기

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   5차시에서 만든 개인별 PDF 와 명단을 준비합니다.

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   먼저 초안함에만 저장하는 모드로 실행해 첨부와 본문을 눈으로 확인합니다.

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   본인 주소로 테스트 발송해 실제 수신 화면을 봅니다.

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   확인이 끝나면 소규모로 실발송하고, 결과가 시트에 기록되는지 확인합니다.

   발송 결과 기록3개 파일

   XLS발송결과.xlsx성공 28 · 실패 2

   ···수료증_PDF/30건

   XLSM메일발송.xlsm재발송 가능

   실패 2건은 주소 오류였습니다. 명단을 고치고 실패분만 다시 보내면 됩니다.

실습

우리 부서 문의 응대 챗봇 만들기

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   부서 규정·매뉴얼·FAQ 를 지식으로 올립니다.

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   역할·응답 규칙·예외 처리를 지정합니다. 예외 처리 두 줄이 핵심입니다.

   # 역할
   당신은 회사의 인사 담당자다. 임직원의 인사·복무 관련 문의에
   친절하고 명확하게 답한다.
   
   # 응답 규칙
   - 반드시 첨부된 규정 내용만 근거로 답한다.
     규정에 없는 내용은 임의로 만들지 않는다.
   - 답변에 근거 조항 번호를 함께 표시한다.
   - 답변 마지막에 담당자 정보(이름·내선)를 제공한다.
   
   # 예외 처리
   - 인사 규정과 무관한 질문:
     "해당 문의는 인사팀의 업무 범위를 벗어납니다."
   - 규정에 없는 내용:
     "관련 규정에서 확인되지 않은 내용입니다. 인사팀에 문의해 주세요."
   
   # 대화 예시
   - 연차는 며칠이고 언제까지 써야 하나요?
   - 경조사 휴가 규정이 어떻게 되나요?
   - 재택근무 신청 절차를 알려주세요.

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   실제로 자주 들어오는 질문 열 개를 던져 답변과 근거를 확인합니다.

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   규정 밖 질문을 던져 돌려보내는지 확인합니다. 통과하지 못하면 지시문을 고쳐 다시 시도합니다.

   예외 처리 검증답변 완료

   다음 달 조직개편에서 우리 팀도 바뀌나요?

   인사 문의 도우미

   해당 문의는 인사팀의 업무 범위를 벗어납니다. 조직개편 관련 사항은 확정 후 별도 공지됩니다. 인사팀(내선 1234)으로 문의해 주세요.✓ 추측하지 않고 돌려보냄

   메시지를 입력하세요

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